Wochenplan A4
Drei Eintragszeilen pro Tag, Zeiten, Pause, Standort, Status und Notiz.
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Druckfertig, bearbeitbar oder als offenes Importformat - mit Auswahlhilfe und Anleitung.
Direkte Antwort
PDF eignet sich als finaler Aushang, XLSX für Berechnung und Bearbeitung, CSV für Import und Eigenbau. Ein Plan sollte nur in einer freigegebenen Version verteilt werden. Wenn Änderungen im laufenden Betrieb häufig sind, ist ein zentraler digitaler Plan wie Aplano verlässlicher.
Download-Übersicht
3-Schichtplan A4
Früh-, Spät- und Nachtmatrix für 16 Mitarbeitende im Querformat.
HerunterladenMonatsplan A3
31-Tage-Aushang für 22 Mitarbeitende mit Schichtcodes.
HerunterladenWochenplan bearbeitbar
Excel-Arbeitsmappe mit Formeln, Statusauswahl und Anleitung.
Herunterladen3-Schichtplan bearbeitbar
Excel-Matrix mit Dropdown-Codes und Wochenstunden.
HerunterladenUrlaubsplan bearbeitbar
Urlaubskonto und proportionale Teilzeit-Umrechnung.
HerunterladenMonatsplan Excel
31 Tage mit Dropdown-Codes.
HerunterladenWochenplan CSV
Offener Import ohne Formatierung.
Herunterladen| Format | Am besten für | Nicht ideal für |
|---|---|---|
| Ausdruck, Aushang, handschriftliche Eintragung | Laufende Änderungen und mobile Rückmeldung | |
| XLSX | Bearbeitung, Formeln, Dropdowns | Gleichzeitige Teamprozesse mit klaren Rechten |
| CSV | Import, offene Weiterverarbeitung | Layout, Formeln und direktes Drucken |
| Aplano | Zentrale Veröffentlichung, Tausch, Urlaub, Zeit | Einmalige Einzelplanung ohne Teamprozess |
Nachprüfbar
Quellen und Methodik
Methodik: Alle Downloads wurden gerendert und auf Lesbarkeit geprüft.
Quellen zuletzt geprüft am 19. Juli 2026. Rechts- und Steuerinformationen sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
Branchenspezifische XLSX- und CSV-Vorlagen
Gastronomie
Service, Küche, Bar und Schichtleitung
Einzelhandel
Verkauf, Kasse, Lager und Filialleitung
Pflege
Fachkraft, Assistenz, Betreuung und drei Schichten
Ambulante Pflege
Touren, Qualifikationen und Rufbereitschaft
Hotellerie
Rezeption, Housekeeping, Service und Night Audit
Logistik
Wareneingang, Pick/Pack, Verladung und Leitstand
Gebäudereinigung
Objekte, Teams, Zeitfenster und Springer
Sicherheitsdienst
Objekte, Einsatzrollen und Intervention
Arztpraxis
Empfang, Assistenz, Labor und Telefon
Welche Vorlage passt zu welchem Betrieb?
Nicht die Größe des Betriebs entscheidet, sondern die Frage, wie der Plan am Ende bei den Menschen ankommt. Wird er ausgehängt, wird er verschickt, oder wird er unterwegs gebraucht? Aus dieser Antwort ergibt sich das Format fast von selbst.
| Betriebssituation | Passende Vorlage | Warum sie trägt | Wo sie an die Grenze kommt |
|---|---|---|---|
| Aushang im Pausenraum, feste Woche | Wochenplan A4 quer | Drei Eintragszeilen je Tag mit Platz für Zeiten, Pause, Standort und Notiz. Handschriftliche Ergänzungen sind vorgesehen, nicht behelfsmäßig. | Jede Änderung erfordert einen neuen Ausdruck und das Entfernen des alten Blatts. |
| Durchgehender Betrieb mit drei Schichten | 3-Schichtplan A4 quer | Sechzehn Mitarbeiterzeilen mit Schichtlegende. Unbesetzte Schichten fallen in der Matrix sofort auf. | Ruhezeiten über den Tageswechsel hinweg bleiben schwer erkennbar. |
| Große Übersicht für den Monat | Monatsplan A3 quer | 31 Tagesspalten für 22 Mitarbeitende. Urlaubsblöcke, Vertretungen und Häufungen werden als Muster sichtbar. | Braucht einen A3-Drucker; für konkrete Uhrzeiten ist das Raster zu grob. |
| Planen am Rechner, dann drucken | Wochenplan oder 3-Schichtplan XLSX | Formeln, Statusauswahl und Anleitung. Die Datei rechnet, das Papier hängt. | Zwei Fassungen entstehen, sobald jemand auf dem Ausdruck korrigiert. |
| Urlaubsplanung über das Jahr | Urlaubsplan XLSX | Urlaubskonto mit Anspruch, Verbrauch und proportionaler Teilzeit-Umrechnung. | Der Antrags- und Genehmigungsweg bleibt außerhalb der Vorlage. |
| Schichtfreigabe absichern | Branchen-Checkliste zum Ausdrucken | Führt Punkt für Punkt durch Bedarf, Qualifikation, Zeit und Freigabe. Was abgehakt ist, wurde geprüft. | Sie ersetzt keinen Plan, sondern begleitet ihn. |
Wie füllt man die Vorlage aus?
Eine leere Vorlage verführt dazu, gleich Namen einzutragen. Genau das ist die häufigste Ursache für unbesetzte Zeitfenster. Diese Reihenfolge verhindert es.
- 1
Kopfzeile zuerst
Betrieb, Planzeitraum, Versionsnummer, Datum und verantwortliche Person eintragen – bevor eine einzige Schicht vergeben wird. Ohne diese Angaben ist später nicht erkennbar, welches Blatt gilt.
- 2
Bedarf in das Raster schreiben
Je Tag und Zeitfenster notieren, wie viele Personen mit welcher Funktion gebraucht werden. Erst dieser Schritt macht aus einer Namensliste eine Besetzungsplanung.
- 3
Bekannte Abwesenheiten eintragen
Urlaub, Fortbildung, feste Teilzeittage und bereits zugesagte freie Tage vor der Einteilung markieren. Was hier fehlt, taucht später als Konflikt auf.
- 4
Zeiten konkret angeben
Beginn, Ende und Pause in die dafür vorgesehenen Felder. Ein Kürzel wie F oder S braucht zwingend eine Legende am Blattrand, sonst liest jeder etwas anderes.
- 5
Rolle und Ort ergänzen
Wer die Schichtleitung übernimmt, welche Qualifikation nötig ist und in welcher Filiale, Station oder auf welchem Objekt gearbeitet wird, gehört in eigene Felder.
- 6
Durchsehen statt überfliegen
Doppelbelegungen, Ruhezeit zur Vor- und Folgeschicht, Wochenstunden je Person und die Verteilung von Wochenenddiensten gezielt prüfen.
- 7
Freigeben und aushängen
Status von Entwurf auf freigegeben setzen, den alten Aushang abnehmen und Änderungen den betroffenen Personen aktiv mitteilen – nicht darauf vertrauen, dass sie das neue Blatt sehen.
Wann lohnt der Wechsel von der Vorlage zur Software?
Eine gedruckte Vorlage hat eine Stärke, die keine App erreicht: Sie funktioniert ohne Gerät, ohne Zugang und ohne Erklärung. Ihre Schwäche liegt woanders – sie kann nicht zurücksprechen. Sobald der Plan nicht nur verteilt, sondern verhandelt wird, arbeitet man gegen das Papier. Diese Anzeichen sprechen für den Wechsel:
- Änderungen nach dem Aushang sind die Regel, nicht die Ausnahme – und werden handschriftlich nachgetragen.
- Beschäftigte fotografieren den Aushang mit dem Telefon, weil sie ihn unterwegs brauchen.
- Tauschwünsche, Krankmeldungen und Urlaubsanträge laufen über verschiedene Kanäle und werden nachträglich eingepflegt.
- Es ist nicht mehr zweifelsfrei feststellbar, wer welche Fassung des Plans gesehen hat.
- Mehrere Standorte, Objekte oder Touren müssen aufeinander abgestimmt werden.
- Neben dem Plan muss dokumentiert werden, wer tatsächlich wann gearbeitet hat.
Treffen zwei oder drei dieser Punkte zu, ist die Vorlage weiterhin brauchbar. Treffen fünf zu, kostet ihre Pflege mehr Zeit, als sie spart.
Fragen aus der Praxis
Häufige Fragen
Welche Vorlage ist druckfertig?
Die PDFs. Wochenplan und 3-Schichtplan sind für A4 quer gestaltet, der Monatsplan für A3 quer. Alle drei sind für den Aushang und handschriftliche Eintragungen ausgelegt.
Welche Vorlage passt für einen kleinen Betrieb?
Der Wochenplan im A4-Querformat mit drei Eintragszeilen je Tag. Wer am Rechner planen und rechnen möchte, nutzt stattdessen die bearbeitbare Excel-Fassung derselben Vorlage.
Kann ich die Excel-Dateien verändern?
Ja. Eingabefelder, Schichtcodes und Formeln sind offen bearbeitbar. Sichern Sie vor größeren Umbauten eine Kopie, damit die Stundenberechnung erhalten bleibt.
Warum ist der Monatsplan im A3-Format?
Weil 31 Tagesspalten für 22 Mitarbeitende auf A4 zu schmal werden. Auf A3 bleiben Schichtcodes und Namen aus normaler Leseentfernung erkennbar.
Wie kennzeichne ich eine geänderte Fassung?
Über Versionsnummer, Freigabedatum und verantwortliche Person im Kopfbereich. Der alte Aushang wird entfernt oder deutlich als ungültig markiert, und betroffene Personen werden aktiv informiert.
Wann reicht eine Vorlage nicht mehr aus?
Wenn Änderungen nach dem Aushang zur Regel werden, Tausch und Abwesenheiten über verschiedene Kanäle laufen, mehrere Standorte abzustimmen sind oder zusätzlich dokumentiert werden muss, wer tatsächlich gearbeitet hat.
Redaktioneller Hinweis: Betreiber dieser Website ist die Kalibytes GmbH. Produkt-, Preis- und Bewertungsangaben zu Aplano werden anhand der verlinkten Anbieter- und Drittquellen geprüft. Die Einordnung ist auf den Nutzen für Dienstplanungsteams ausgerichtet.